Save خودكار

براي اينكه دستور دهيد كه بصورت خودكار پرونده در Word ضبط شود وارد منوي File زير منوي Save as و گزينه Option مي شويد و دستور Always create backup copy را تيك مي زنيد و در Box روبروي Minutes زمان را تعيين مي كنيد مثلاً اگر زمان 5 دقيقه در نظر گرفتيد هر 5 دقيقه يكبار پرونده شما بصورت خودكار ضبط خواهد شد .يا اينكه ميتوانيد از منوي Tools زير منوي Option برگ نشان Save را انتخاب كنيد و دستور دستور Always create backup copy را تيك مي زنيد و در Box روبروي Minutes زمان را تعيين مي كنيد.

ذخيره كردن بر روي ديسكت :

براي اينكه بتوانيد سند خود را بر روي ديسكت ضبط نمائيد سند خود را بايد ضبط كنيد. اگر اولين بار سند خود را ضبط كنيد كادر محاوره اي Save as باز ميشود نام مورد نظر پرونده در قسمت file name تايپ نمائيد در قسمت Save in شمابر روي فلش روبه پائين كليك ميكنيد و از آن قسمت 3.5 Floppy A: را انتخاب نمائيد توجه داشته باشيد كه ديسكت خود را در درايو ديسكت كامپيوتر خود قرار داده باشيد سپس از كادر محاوره اي دكمه Save را بفشاريد.

تذكر :

-چنانچه ديسكت شما نو است ، اطمينان حاصل كنيد كه قبلا فرمت شده باشد.
- اگر ديسكت مورد نظر قبلا مورد استفاده قرار گرفته است مطمئن شويد كه فضاي خالي كافي براي ذخيره كردن فايل سند شما در آن وجود دارد.

روش ديگر :

ميتوانيد پرونده خود را در كامپيوتر ضبط نمائيد سپس بر روي Desk Top آيكن My Document راانتخاب نمائيد فايل مورد نظر خود را كه ذخيره كرديد در آنجا مي يابيد بر روي آن كليك راست نموده گزينه كپي را انتخاب كنيد سپس از Desk Top آيكن My computer را انتخاب نموده بر روي 3.5 floppy A: دبل كليك نمائيد سپس كليك راست نموده گزينه Paste را انتخاب كنيد.

پرونده جديد-New

هنگامي كه شما روي نشانه برنامه Word كليك مي كنيد تا پنجره اين برنامه باز گردد با باز شدن برنامه يك پرونده يا سند جديد نيز توسط برنامه باز مي گردد.
چنانچه خواستيد يك پرونده جديد بسازيد بايد از منوي File زير منوي New را انتخاب كنيدبا اين عمل كادر محاوره اي New باز ميشود از برگ نشان General در قسمت Create New گزينه Document را انتخاب نموده و Ok را بفشاريد و يا از كليد فوري Ctrl+N استفاده و يا روي نوار ابزار استاندارد روي نشانه New كليك نمائيد. برنامه Word براي هر پرونده جديدي كه باز ميكند نام Document را ميدهد و در انتهاي اين نام با توجه به اينكه چندمين پرونده اي است كه باز مي كنيد عدد خواهد داد فرضاً ممكن است نام يكي از پرونده هاي شما Document 5 باشد

كار با الگوها -Template

هر مدرك Word بر اساس الگويي است الگوي Blank Document پيش فرض مي باشد. Word داراي تنوع الگوهاي تعريف شده براي حروف ، برگ هاي اوليه فاكس، توضيحات و غيره مي باشد . همچنين ميتوانيد الگوهاي خاص خودتان را ايجاد كنيد يا الگوهاي موجود را اصلاح كنيد تا متناسب با نيازهاي خاص شما باشند.

• براي استفاده از يك الگوي موجود مراحل زير را انجام دهيد:

1. از منـــوي File زير منوي New را انتخاب كنيد تا كادرمحاوره اي ظاهر شود.

2. دركادر محاوره اي ظاهر شده ، برگ نشان مورد نظر را انتخاب كنيد . سپس نشانه اي را براي الگويي كه ميخواهيد مدرك بر اساس آن باشد، انتخاب كنيد.

3. گزينه Document را در ناحيه Create New انتخاب كنيد .

4. روي دكمه OK كليك كنيد.

5. متن مورد نظر خودتان را با متن نمونه در الگو مقايسه كنيد و مطالب اضافي را پاك كنيد و مطالب مورد نظر خود را اضافه كنيد تا مدرك تمام شود .

6. از منوي File زير منوي Save را انتخاب كنيد. الگوي اصلاح شده نيز ذخيره خواهد شد.

ايجاد الگوي جديد

•روش اول :

1. مدرك مورد نظر را تايپ كرده و دستور قالب بندي كه ميخواهيد در الگو ظاهر شود يا تصويري درج گردد، را بدهيد.

2. از منوي File گزينه Save as را انتخاب كنيد تا كادر محاوره اي Save as ظاهر شود.

3. از ليست باز شوي Save as type گزينه Document Template را انتخاب كنيد كادر Save in بطور خودكار نمايش پوشه Template را تغيير ميدهد.

4. يك نام تشريحي براي الگو در كادر متن File name تايپ كنيد.

5. روي Save كليك كنيد.

• روش دوم :

1. از منوي File زير منوي New درقسمت Create new گزينه Template را انتخاب كنيد.

2. مدرك مورد نظر را تايپ كرده و دستور قالب بندي كه ميخواهيد در الگو ظاهر شود يا تصويري درج گردد، را بدهيد.

3. از منوي File گزينه Save as را انتخاب كنيد تا كادر محاوره اي ظاهر شود.

4. در قسمت File name يك نام تشريحي براي الگوخود تايپ كنيد.

5. در قسمت Save as type گزينه Document Template انتخاب شده است و نياز به انتخاب شما ندارد.

6. دكمه Save را فشار دهيد.

توجه داشته باشيد براي بازنگري و فراخواني الگوها آنهارا بايد از منوي File زير منوي New در برگ نشان General جستجو كرد .

الگوها از اتلاف وقت ، هنگام ايجاد مدارك مشابه مثل برگهاي اول فاكس ، توضيحات ، نامه ها ، فرم ها و غيره جلوگيري مي كنند.

خواندن و باز كردن پرونده

- خواندن و باز كردن پرونده (Open) :

براي خواندن پرونده يا به قولي باز كردن پرونده بايد از منوي File زير منوي Open را انتخاب كنيد. البته ميتوانيد از كليد تركيبي Ctrl+O يا از نوار ابزار استاندارد دكمه Open را انتخاب نمائيد.

• Look in : توسط اين نشانه ميتوانيد محل نگهداري پرونده را مشخص كنيد.

• Up one level : توسط اين علامت خواهيد توانست تا به يك پوشه بالاتر (قبل) برويد يعني از پوشه جاري كه در آن قرار گرفته ايد خارج شويد.

• Search the web : توسط اين علامت ميتوانيد صفحه مورد نظر خود را در محلي در بين صفحات Web روي اينترنت قرار دهيد . لذا توسط اين گزينه عمل جستجو را در Web انجام داده و سپس صفحه خود را در آن محل ذخيره كنيد.

• List : فقط اسامي سندهاي شما به نمايش گذاشته خواهد شد.

• Details : در اين مشاهده شما ضمن داشتن اسامي پرونده ها، حجم آنها ، نوع آنها و تاريخ ايجاد يا آخرين تغيير آنها را نيز در اختيار خواهيد داشت .

• Properties : توسط اين گزينه مشخصات پرونده به نمايش در خواهد آمد. براي اين منظور صفحه به دو قسمت تبديل مي گردد كه در سمت چپ اسامي پرونده ها و در سمت راست مشخصات آنها به نمايش در مي آيد.

• Preview : با انتخاب اين قسمت ميتوانيد در سمت راست پنجره نمايي از پرونده را در اختيار داشته باشيد.

اگر روي پرونده رفته و كليك راست كنيد منوي ميانبري ظاهر ميشود :

• خواندن (Open) : استفاده از اين گزينه موجب خواهد شد تا پرونده انتخابي خوانده شود در اين حالت امكان دادن تغييرات و ويرايش را بطور كامل بر روي پرونده مورد نظر خواهيد داشت .

• خواندن بدون تغييرات (Open read only) : در اين حالت فقط ميتوانيد پرونده را بخوانيد.

• كپي برداري و سپس خواندن (Open as copy) : چنانچه از اين گزينه استفاده نمائيد موجب خواهيد شد تا از پرونده انتخابي يك كپي برداشته شود و آن كپي خوانده شود با انتخاب اين گزينه در اصل شما پرونده را نخوانده ايد بلكه كپس آن را خوانده ايد . چنانچه در كپي پرونده تغييراتي بدهيد و ضبط كنيد اين تغييرات در كپي پرونده ضبط خواهد شد نه در پرونده اصلي .

• چاپ (Print) : اگر بخواهيد پرونده را چاپ كنيد ديگر نيازي به باز كردن پرونده مورد نظر نيست فقط كافي است روي پرونده مورد نظر كليك نموده و سپس فرمان چاپ را صادر نمائيد.

تمرين :

1- متن زير را تايپ كنيد.

نام :
نام خانوادگي :
نام پدر:
شماره شناسنامه :
تاريخ تولد:
صادره :
آدرس:
تلفن:

2- سند خود را بصورت يك الگو با نام Form ضبط كنيد.

3- آيا ميدانيد براي بازخواني اين الگو آنرا در كجا بايد بيابيد؟

4- سند خود را ببنديد.

5- الگوي Form را بازبيني نموده و آنرا با مشخصات خودتان پر كنيد.

6- آنرا با مشخصات خود و يكبار با مشخصات دوست خود ضبط كنيد.

7- آيا ميدانيد سند خود را كجا ميتوانيد بازبيني كنيد.

تذكر:

اين الگو ديگر نميتواند الگو باشد چراكه مشخصات شما را داراست آن ديگر يك سند Document است آنرا در منوي File/Open/all word document ميتوانيد بازبيني كنيد چرا كه اين الگو داراي مشخصات ميباشد و ديگر بعنوان يك الگو قابل استفاده نيست اما الگوي خود را در منوي File/open/document template ميتوانيد بازبيني نمائيد.

پيش نمايش چاپ - Print Preview

حال موقع آن رسيده است تا هر آنچه را كه در محيط تايپ مشاهده مي كنيد آنرا به شكل واقعي چاپ ببينيد. منظور از محيط واقعي چاپ محيطي است كه متن پرونده شما را به حالتي نشان ميدهد كه دقيقاً قرار است چاپ شود.

براي رفتن به محيط پيش نمايش از نشانه Print Preview بر روي نوار ابزار استاندارد استفاده نمائيد و يا از منوي File زير منوي Print preview را انتخاب كنيد و يا از كليد تركيبي Ctrl+F2 استفاده نمائيد. آنچه در پيش نمايش مي بينيد عبارتست از نوار ابزاري كه در اين محيط ظاهر مي گردد نشانه هاي اين نوار ابزار عبارتند از :

• برايتان به نمايش گذاشته ميشود.

• چاپ (Print) : با كليك روي اين نشانه ميتوانيد پرونده خود را چاپ نمائيد.

• ذره بين (Magnifier) : هنگاميكه به پيش نمايش چاپ وارد مي شويد اين علامت به داخل رفته است و ذره بين را در اختيار شما قرار داده است. كافيست تا روي صفحه مورد نظر خود كليك نمائيد تا صفحه مورد نظر بزرگتر به نمايش در آيد در صورتي كه روي ذره بين رفته و روي آن كليك كنيد اين امكان براي شما فراهم مي شود كه در روي صفحه تايپ و عملياتي را انجام دهيد.

• مرور تك صفحه (One Page) : با فشردن دكمه ماوس بر روي اين نشانه صفحه جاري بطور كامل به نمايش در مي آيد در اين حالت ميتوانيد كل صفحه را مشاهده كنيد.

• مرور چند صفحه (Multiple pages) : چنانچه بيش از يك صفحه را در اختيار داشته باشيد ، ميتوانيد صفحات را كنار هم قرار دهيد و صفحات را در كنار هم مشاهده كنيد. براي انجام اين عمل كافيست تا با ماوس روي اين نشانه كليك كنيد و تعداد صفحات مورد نظر خود را انتخاب كنيد تا اين صفحات را كنار يكديگر مشاهده نمائيد.

• بزرگنمايي (Zoom) : توسط اين گزينه ميتوانيد صفحات خود را بزرگتر و يا كوچكتر مشاهده نمائيد نكته قابل توجه اينكه اين گزينه فقط صفحه را بزرگتر و يا كوچكتر نشان ميدهد و تاثيري در چاپ پرونده شما ندارد. در صورت لزوم ميتوانيد عدد مقدار بزرگنمايي را به دلخواه وارد كنيد براي اين كار كافيست تا عدد مورد نظر را وارد نموده و Enter را بزنيد.

• خط كش (Ruler) : با كليك روي اين گزينه ميتوانيد از خط كش استفاده نمائيد.

• فشرده سازي متن (Shrink to fit) : فرض كنيد مشغول تايپ يك نامه هستيد و نامه شما پس از پايان ، يك صفحه و دو خط شد. وجود اين دو خط در صفحه بعد شايد زياد جالب نباشد و شايد بخواهيد تا اين دو خط نيز به صفحه قبل منتقل شود. همانطور كه ميدانيد يا بايد قلم خود را ريزتر كنيد و يا فاصله بين سطرها را كم كنيد. اما ميتوانيد بجاي اين كارها از اين گزينه استفاده كنيد. اين گزينه با كم كردن فاصله بين سطرها متن شما را جمع تر مي كند تا متني كه در يك صفحه و دو خط جا گرفته بود اكنون در يك صفحه كامل جا شود.

• نمايش تمام صفحه (Full Screen) : اين گزينه موجب خواهد شد كه متن خود را به شكل تمام صفحه مشاهده كنيد. البته براي اين كار ميتوانيد از منوي View زير منوي Full Screen نيز استفاده كنيد.

• بستن (Close) : خروج از پيش نمايش است با كليك روي اين گزينه و يا فشردن كليد ESC ميتوانيد از محيط پيش نمايش خارج شويد و مجدداً به محيط تايپ باز گرديد.

• راهنماي مشخصات پاراگراف (Context Sensitive Help) : برخورد با گزينه علامت سئوال هميشه و همه جا ما را به فكر راهنما مي اندازد. در اينجا توسط اين گزينه ميتوانيد مشخصات پاراگراف دلخواه را ببينيد. براي انجام اين كار بايد متني داشته باشيد سپس روي اين گزينه كليك نمائيد تا شكل نشانگر شما بصورت نشانه همراه علامت سئوال درآيد. حال با اين حالت ماوس روي پاراگرافي كه به اطلاعات آن نياز داريد كليك نمائيد تا مشخصات آن پاراگراف به شما داده شود. در اين پنجره تو رفتگي ها، نوع قلم هاي بكار رفته در پاراگراف و ديگر مشخصات

تمرين :

1- از تمرين قبل براي پيش نمايش استفاده كنيد.

2- براي اينكه چند صفحه متعدد داشته باشيد از كليد تركيبي Ctrl+Enter استفاده كنيد يا از منوي Insert/Break/page break و سپس ok استفاده كنيد كه صفحات متعددي داشته باشيد.

3- شما ميتوانيد حالتهاي متفاوت پيش نمايش را تمرين كنيد.

4- يك سند جديد باز كنيد.

5- متني به دلخواه در اين سند جديد تايپ نموده بطوريكه صفحه اول سند شما پر شود و به صفحه جديد برويد دو خط از صفحه جديد را تايپ نمائيد.

6- براي اينكه متوجه توانايي دستور shrink to fit از منوي Print preview شويد اين گزينه را انتخاب كنيد.

الان متوجه توانمندي اين دستور شديد

تنظيمات صفحه

- تنظيمات صفحه (Page Setup) :

براي اينكه بتوانيد محدوده متن ، نوع كاغذ، محل قرار گرفتن كاغذ و غيره را تعريف كنيد بايد از اين زير منو كه در منوي File قرار دارد استفاده كنيد.

1- حاشيه ها (Margins) :

هنگامي كه ميخواهيد شروع به تايپ نمائيد، مسلماً از لبه كاغذ شروع نمي كنيد و يك مقدار فاصله از بالا، راست ، چپ و پائين مي دهيد. يعني در قسمتهاي كناري كاغذ چيزي تايپ نمي شود كه به اين قسمتها حاشيه مي گويند.

اعدادي كه ميتوانيد براي حاشيه در نظر بگيريد تحت اختيار خودتان مي باشد. يعني دادن هر عددي آزاد است ( البته به شرطي كه از طول و عرض كاغذ بيشتر نباشد و فضايي براي تايپ متن باقي بماند ).

اگر اندازه هاي شما Inches است و آنها را ميخواهيد تبديل به سانتيمتر بكنيد از منوي Tools زير منوي Options برگ نشان General سپس گزينه Measurement units ميتوانيد واحد اندازه گيري مورد نظر خود را انتخاب نمائيد.

• عمق شيرازه (Gutter) :

شايد تاكنون برايتان پيش آمده باشد كه بخواهيد چند صفحه اي پراكنده را از حالت برگ برگ بصورت يك جزوه در آوريد. براي اينكار احتياج داريد تا از يك سمت (سمت راست ) گيره اي بزنيد، يا جزوه را سيمي كنيد. به قسمتي كه سيمي ميشود يا در يك كتاب براي صحافي به داخل ميرود عمق شيرازه ميگويند.

چنانچه خواستيد تا اينگونه جزوات را تهيه كنيد به خاطر بسپاريد كه در كتب فارسي عمق شيرازه در صفحات فرد از سمت راست و در صفحات زوج از سمت چپ مي باشد كه خود Word بطور اتوماتيك اينگونه عمل مينمايد. توجه داشته باشيد كه عمق شيرازه هنگامي استفاده ميشود كه جزوات شما پشت و رو چاپ شوند . چنانچه قرار باشد جزوات بصورت تك رو باشند فقط بايد حاشيه راست را بيشتر داد.

نكته قابل توجه اينكه عددي كه به عمق شيرازه ميدهيد به حاشيه ها اضافه ميشود. يعني اگر حاشيـــه راست 2 و چـــپ 2 باشد و شما عمــق شيــرازه را 1 سانتيمتر بدهيد در كتابهاي فارسي حاشيه راست در صفحات فرد 3 خواهد شد و حاشيه چپ 2 سانتيمتر باقي خواهد ماند.

• حاشيه هاي آئينه اي (Mirror Margins) :

با فعال كردن اين گزينه حاشيه هاي چپ و راست شما تبديل به حاشيه دروني(Inside) و حاشيه بيروني (Outside) خواهند شد. اين دو دقيقاً همانند عمق شيرازه عمل خواهند كرد با اين تفاوت كه عمق شيرازه به حاشيه ها اضافه ميشود ولي حاشيه هاي دروني و بيروني خود حاشيه هستند و اعدادي كه به آنها وارد ميشود به عنوان حاشيه در نظر گرفته ميشود تفاوت ديگري كه بين عمق شيرازه و حاشيه هاي دروني و بيروني وجود دارد در اين است كه ميتوانيد قسمتي از متن خود را انتخاب نمائيد(بلوك) و سپس براي قسمت انتخاب شده حاشيه هاي دروني و بيروني را تعريف نمائيد در صورتيكه عمق شيرازه براي كل سند و يا از نقطه مكان نما به بعد است .

• اثر گذاري (Apply to) :

تمامي تغييرات لازم را داديد ولي اين تغييرات در كدام قسمت پرونده اعمال شوند؟ همين صفحه، همين بخش و... برنامه Word ميتواند تغييـــرات را بر روي (تمامـــــي پرونده Whole Document و از محـــل مكان نمـــــا به بعد This Point Forward ) و در برخي موارد براي قسمت بلوك شده اعمال نمائيد


2- سايز كاغذ (Paper Size) :

توسط اين گزينه ميتوانيد نوع كاغذي را كه تصميم داريد از آن استفاده نمائيد مشخص كنيد. توجه داشته باشيد كه نوع كاغذ بايد با نوع چاپگر سازگار باشد. يعني به گونه اي باشد كه چاپگر بتواند چنين اندازه كاغذي را چاپ نمايد.

• جهت (Orientation) :

در Word اين امكان وجود دارد كه كاغذ را به دو حالت قرار دهيد.

حالت ايستاده (Portrait) : در اين حالت كاغذ به حالت ايستاده قرار مي گيرد.

حالت خوابيده (Landscape) : در اين تعريف شما فرمان ميدهيد تا كاغذ به حالت خوابيده قرار گيرد.

توجه داشته باشيد كه در هر دو حالت كاغذ شكل عادي وارد چاپگر خواهد شد و اين خود برنامه است كه متن را بصورت افقي و يا عمودي چاپ مي گيرد.

3- مبدا كاغذ (Paper Source) :

اين گزينه محل قرار گرفتن كاغذ در چاپگر مي باشد. تعاريف اين گزينه براي هر چاپگر متفاوت است . هنگام نصب Word خود اين برنامه بهترين را انتخاب نموده ، لذا اين گزينه دست نزنيد.

4- لايه (Layout) :

با گـــزينه هاي اين كادر مانند Borders-Header & Footers-Section در فصل هاي آينده آشنا خواهيد شد. توسط گزينه Line numbers ميتوانيد براي سطرهاي خود شماره در نظر بگيريد. با كليك كردن روي اين گزينه كادر محاوره اي Line numbers ظاهر ميشود كه با تيك زدن در Box روبروي Add line numbering تمام گزينه ها فعال خواهد شد.

توجه داشته باشيد براي اينكه شماره سطرها را مشاهده كنيد پنجره را به حالت Page layout ببريد.

• Start at :

ممكن است يك تايپ پرونده را براي سريعتر تايپ شدن بين خود و دوستتان تقسيم كنيد و قسمت دوم پرونده به شما بيفتد براي شماره زدن خطها ممكن است از شماره 1 تا 88 در قسمت اول پرونده باشد مطمئناً براي تايپ قسمت دوم شما شماره را از يك شروع نخواهيد كرد و از ادامه آن يعني 89 به بعد استفاده ميكنيد پس در قسمت Start at شماره 89 را وارد خواهيد كرد.

• From text :

توسط اين گزينه فاصله شماره را با متن تنظيم خواهيد كرد.

• Count by :

اين گزينه يعني شمردن توسط چه شماره اي انجام بگيرد. توسط اين گزينه تعريف ميشود كه چند تا چند تا شمارش سطر انجام گيرد مثل 5 ، 10 ، 15 يعني شماره سطرها هر پنج سطر يكبار درج شود.

• Restart each page :

شروع هر برگه يعني شمردن خطها براي هر برگه جديد از ابتدا صورت گيرد.

• Restart each section :

شروع هر قسمت يعني شمردن خطها براي هر بخش و قسمت از ابتدا صورت گيرد.

• Countinuous :

ادامه دادن منظور اين است كه شمردن خطها از اول سند تا آخر سند پشت سرهم صورت بگيرد.

تمرين :

درصورتيكه كامپيوتر شما به پرينتر وصل باشد و شما داراي چاپگر باشيد ميتوانيد اين تمرين را انجام دهيد.

1- سند جديدي باز كنيد:

2- حاشيه هاي سند خود را در قسمت Margin تغيير دهيد سپس حالت صفحه خود را به حالت Landscape در آوريد حالا دستور چاپ بدهيد.(ميدانيد بصورت پيش فرض Word براي كاغذ A4 تعريف شده است)

3- سند جديدي باز كنيد و متن خودرا به اندازه كاغذA5 تايپ كنيد آيا ميدانيد چه تغييراتي بايد حاصل شود تا شما يك نامه A5 داشته باشيد.

- درشت نويسي حرف اول پاراگراف (Drop Cap) :

شايد لازم باشد تا براي تاكيد و توجه بيشتر به يك پاراگراف حرف اول كلمه اول پاراگراف را درشت تر بنويسيد.
براي انجام اين كار بايد اين فرمان را از منوي Format زيرمنوي Drop Cap انتخاب كنيد. اين فرمان داراي سه گزينه بشرح زير است :

• None : در اين حالت هيچ نوع درشت نويسي در كار نيست و پاراگرافهاي شما به حالت عادي تايپ خواهد شد.

• Dropped : در اين حالت از درشت نويسي حرف اول يك پاراگراف درشت نوشته خواهد شد و بقيه سطرها زير اين حرف قرار خواهند گرفت.

• In margin : در اين حالت عمل درشت نويسي انجام ميشود ولي سطرهاي بعدي دقيقاً زير حرف دوم حرف درشت شده قرار مي گيرند. پس از انتخاب يكي از حالتهاي دوم يا سوم ميتوانيد نوع قلم (Font) آن را نيز تعيين كنيد. از طرفي با انتخاب گزينه Line to drop ميتوانيد تعداد سطرهايي را مشخص كنيد كه حرف اول بايد اشغال كند. فرضاً اگر تعداد خط را پنج بگذاريد حرف شما به اندازه اي بزرگ ميشود كه پنج سطر اشغال كند. چنانچه خواستيد تا حرف اول درشت با متن شما فاصله بگيرد ميتوانيد از گزينه Distance from text استفاده كنيد.

پاراگراف و قالب بندي آن

- پاراگراف و قالب بندي آن (Paragraph) :

همانطور كه در پيش ازاين آموختيد پاراگراف شامل يك حرف ، يك كلمه ،يك جمله ، يك سطر يا چند سطر است كه تا پايان نپذيرفته ،Enter نمي زنيم. هر جا كه Enter زده شد به معناي پايان يك پاراگراف است .

علامت پاراگراف آشكار/پنهان (Show/Hide) :

در Word اين امكان وجود دارد تا به طريقي انتهاي پاراگرافهاي خود را ببينيد. چنانچه روي نوارابزار Standard را مشاهده كنيد با علامت برخواهيد خورد كه با فشردن اين علامت، انتهاي هر پاراگراف آن را مشاهده خواهيد كرد.
با فعال كردن دكمه Show/Hide در نوارابزار ميتوانيد اين كاراكترهاي خاص كه هر كدام بيانگرعملياتي كه شما انجام داده ايد، هست را ببينيد. ( پــاراگراف .... فاصله (اينتر) ايجاد سطر جديد در درون يك پاراگراف )
حال براي استفاده از قالب بندي هاي يك پاراگراف از زير منوي Paragraph در منوي Format استفاده كنيد.

1- سطر بندي و تورفتگي ها (Direction & Indents) :

• سطربندي يا جهت (Direction) : توسط اين گزينه ميتوانيد نوع و جهت تايپ خود را مشخص نمائيد. (Arabic-Latin)

• مسير ،تراز(Alignment) : بعد از تعيين جهت تايپ اكنون نوبت محل قرار گرفتن متن است . فهرست رو به پائين اين گزينه را باز كنيد به گزينه هاي زير برخواهيد خورد.

چپ چين (Left) : موجب ميشود تا متن شما در سمت چپ قرار گيرد انتخاب اين گزينه بيشتر در متن لاتين كاربرد دارد. پاراگرافي كه با اين گزينه تايپ ميشود ، از سمت چپ سطرها تراز بوده ولي سمت راست آنها تراز نمي باشد. براي اينكه سطرهاي پاراگراف تراز چپ شود متن مورد نظر خود را بلوك كرده از نوار ابزار Formatting كليــد Align Left و يا از كليد تركيبي Ctrl+L نيز ميتوانيد استفاده كنيد.

راست چپن (Right) : موجب ميشود تا متن شما در سمت راست قرار گيرد انتخاب اين گزينه بيشتر در متن فارسي كاربرد دارد. پاراگرافي كه با اين گزينه تايپ ميشود ، از سمت راست سطرها تراز بوده ولي سمت چپ آنها تراز نمي باشد. براي اينكه سطرهاي پاراگراف تراز راست شود متن مورد نظر خود را بلوك كرده از نوار ابزار Formatting كليد Align Right و يا از كليد تركيبي Ctrl+R نيز ميتوانيد استفاده كنيد.

وسط چين (Center) :‌انتخاب اين گزينه موجب ميشود تا متن شما در وسط صفحه ( بين دو حاشيه ) قرار گيرد. البته اين به شرطي صادق است كه سطري را كه تايپ مي كنيد تمام سطر را اشغال نكند. براي اين منظور شما ميتوانيد متن مورد نظر خود را بلوك كرده از نوار ابزار Formatting كليد Center و يا از كليد تركيبي Ctrl+E نيز ميتوانيد استفاده كنيد.

- تراز شده حداقل (Justify Low)

- تراز شده متوسط (Justify Medium)

- تراز شده حداكثر (Justify high)

چنانچه بخواهـــيد پاراگراف شما بلندترو يا كوتاهتر شود ميتوانيد از اين گزينه ها استفاده كنـــيد. اين گزينه ها موجب خواهند شد تا در لاتين فاصله بين كلمات و در فارسي خط تيره بين كلمـــات بيشتر گردد.

مثال : گـــــزينــه ، L a t i n

• تو رفتگي (Indentation) : براي آنكه متن خود را نسبت به حاشيه تو رفتگي بدهيد بايد از اين گزينه استفاده نمائيد كه براي لاتين (Left) و براي فارسي (Right) را انتخاب مي كنيد.

• بطور ويژه (Spacial) : اگر اين گزينه را برگزينيد و فهرست رو به پائين اين گزينه را باز كنيد به گزينه هاي زير برخواهيد خورد.

-None : هيچ اتفاقي نخواهد افتاد.
-First Line: سطر اول را به جلو و عقب ميراند.
-Hanging : متن را غير از سطر اول به عقب و جلو ميراند.

انواع پاراگراف :

طبق قوانين بين المللي تايپ ميتوان پاراگرافها را به سه دسته تقسيم كرد:

پاراگراف قالبي : در اين نوع پاراگراف هيچ نوع تورفتگي از چپ و راست مشاهده نمي شود و متن از ابتداي پاراگراف شروع و تا انتها ادامه دارد. در اين حالت ميتوانيد توسط گزينه Special و با انتخاب گزينه None اين عمل را انجام دهيدو يا ميتوانيد متن خود را بلوك كرده از نوار ابزار Formatting كليد Justify و يا از كليد تركيبي Ctrl+J استفاده كنيد.

پاراگراف نيمه قالبي : در اين نوع پاراگراف تنها سطر اول به داخل ميرود و بقيه سطرها به حالت عادي تايپ ميشود. يعني سطر اول كوتاهتر از سطرهاي ديگر است. در اين حالت توسط گزينه Special و با انتخاب گزينه First Line را انتخاب نمائيد و سپس در جلو آن اندازه تو رفتگي لازم را بدهيد.

پاراگراف زائده دار : اين نوع پاراگراف داراي زائده اضافي در سطر اول است يعني سطر اول داراي طول بيشتري نسبت به بقيه سطرهاست. در اين حالت توسط گزينه Special گزينه Hanging را انتخاب نمائيد و در كادر جلو By اندازه تورفتگي لازم را بدهيد.

- راه ساده تر براي ايجاد پاراگراف قالبي ، نيمه قالبي و زائده دار استفاده از خط كش مي باشد. يك پاراگراف سه سطري تايپ نمائيد زماني كه دو فلش خط كش (First Line, Hanging) روي هم قرار گرفته باشد، پاراگراف بصورت قالبي مي باشد .

زماني كه فلش First Line جلوتر از Hanging قرار بگيرد پاراگراف بصورت نيمه قالبي و در صورتيكه فلش Hanging جلوتر از First Line باشد پاراگراف بصورت زائده دار مي باشد .

• فاصله ها(Spacing ) :

اين گزينه براي دادن فاصله بين پاراگرافها مي باشد. هنگامي كه از نوع پاراگراف قالبي ( بدون هيچ نوع تو رفتگي ) استفاده مي كنيد طبق قوانين تايپ بايد بين پاراگرافها يك فاصله اضافي بدهيد. جهت دادن فاصله اضافي براي پاراگراف بالايي از گزينه Before ( قبلي ) و براي دادن فاصله اضافي با پاراگراف پائيني از گزينه After ( بعدي) استفاده كنيد.

• فاصله خطوط (Line Spacing) :

براي زياد يا كم كردن فاصله بين خطوط (سطرها) از اين گزينه استفاده نمائيد. هر چه قلم شما درشتر باشد فاصله بين سطرها بيشتر و هر چه قلم ريزتر باشد فاصله بين سطرها كمتر خواهد بود. . البته ميتوانيد توسط گزينه AT اين مقدار راميتوانيد كم يا زياد كنيد.

تمرين :

1- پاراگراف زير را تايپ كنيد.

2- از روي پاراگراف متن لاتين دو بار ديگر كپي و paste نمائيد تا سه پاراگراف از اين متن را داشته باشيد.

3- جمله In the name of Allah را وسط چين نمائيد.

4- توسط خط كش پاراگرافهاي خود را به حالت قالبي ، نيمه قالبي و زائده دار در آوريد:

Nick’s father was angry. Why do you want to go to Australia now? He asked. Your’re only sixteen- you can go to Australia later. College is the important thing for you now. And you can’t get to Australia and live there with only eight hundred pounds, you know.

Nick’s father was angry. Why do you want to go to Australia now? He asked. Your’re only sixteen- you can go to Australia later. College is the important thing for you now. And you can’t get to Australia and live there with only eight hundred pounds, you know.

Nick’s father was angry. Why do you want to go to Australia now? He asked. Your’re only sixteen- you can go to Australia later. College is the important thing for you now. And you can’t get to Australia and live there with only eight hundred pounds, you know.

4- پاراگراف زير را تايپ كنيد.

5- از روي پاراگراف متن لاتين دو بار ديگر كپي و paste نمائيد تا سه پاراگراف از اين متن را داشته باشيد.

6- سپس فاصله سطر پاراگرافها را تغيير دهيد.

كتابي كه پيش روي شماست Ms Word با امكانات فارسي مي باشد.شركت مايكروسافت در مجموعه Office تصميم گرفت تا نسخه اي از اين گروه را ارائه كند كه داراي زبانهاي مختلف از سراسر دنيا باشد.نرم افزار Word نيز داراي زبانهاي مختلفي از سراسر دنيا مي باشد كه هر يك در اين گروه قابل انتخاب هستند.

كتابي كه پيش روي شماست Ms Word با امكانات فارسي مي باشد.شركت مايكروسافت در مجموعه Office تصميم گرفت تا نسخه اي از اين گروه را ارائه كند كه داراي زبانهاي مختلف از سراسر دنيا باشد. نرم افزار Word نيز داراي زبانهاي مختلفي از سراسر دنيا مي باشد كه هر يك در اين گروه قابل انتخاب هستند.

كتابي كه پيش روي شماست Ms Word با امكانات فارسي مي باشد.شركت مايكروسافت در مجموعه Office تصميم گرفت تا نسخه اي از اين گروه را ارائه كند كه داراي زبانهاي مختلف از سراسر دنيا باشد. نرم افزار Word نيز داراي زبانهاي مختلفي از سراسر دنيا مي باشد كه هر يك در اين گروه قابل انتخاب هستند.

پایان بخش دوم