ایجاد جدول جدید:

وقتی که می خواهید یک جدول جدید ایجاد کنید, با کلیک کردن بر روی شاخص Tables در پنجره Database به صفحه جداول(Tables) می روید.(البته توجه کنید که این صفحه هنگامی که پایگاه داده را باز یا ایجاد می کنید به صورت پیش فرض ظاهر می شود).حال برای ایجاد جدولی جدید باید بر روی دکمه New در بالای پنجره Database کلیک کنید. هنگامی که بر روی این دکمه کلیک می کنیداکسس پنجره محاوره ای کوچکی به نام New Table را نشان می دهد.(کلید میانبری که شما می توانید برای دسترسی به این پنجره کوچک استفاده کنید کلید Alt+N می باشد که به سرعت شما را به این پنجره می برد).
در این پنجره باید انتخاب کنیم که می خواهیم ایجاد جدول را در چه محیطی ادامه دهیم که به نظر من حالت نمایشی Design بهترین حالت نمایشی برای ایجاد و کار با جدول است,برای ایجاد جدول گزینه Design View را از پنجره محاوره ای New Table انتخاب کرده و بر روی Ok کلیک کنید. برای آشنایی شما با دیگر گزینه های این پنجره یعنی New Table آنها را در زیر به طور خلاصه شرح می دهم.
---------------
Datasheet View: جدولی کلی به شکل صفحه گسترده می سازد که می توانید داده های جدید را در آن اضافه کنید. این جدول بسیار ساده بوده و برای ایجاد پایگاه داده پیشرفته اصلا مناسب نیست.
Design View: امکان تعیین تمامی خصوصیات جدول جدید مانند نام فیلد, نوع داده, و حتی ملاحظات امنیتی, را فراهم می کند.این گزینه برای ایجاد هر گونه جدول مناسب است.
Table Wizard: امکان انتخاب از میان فهرستی از جادوگرهای از پیش نوشته شده را فراهم می سازد که از این جادوگرها برای ایجاد جداول خاص مانند فهرست پستی یا جدول موجودی استفاده می شود. من این گزینه را برای ایجاد جدول به هیچ وجه پیشنهاد نمی کنم.
Import Table: از یک فایل داده غیر اکسس, جدولی ایجاد می کند.
Link Table: از یک فایل داده اکسس یا غیراکسس, جدول دیگری می سازد. این جدول اتصالی را نگه می دارد که اگر فایل داده خارجی تغییر کند جدول اکسس نیز تغییر کند.
---------------
به موضوع اصلی برمی گردیم یعنی حالت نمایشی Design. این حالت نمایشی بیشترین میزان کنترل را برروی جدولی که قصد ایجاد آنرا دارید فراهم می سازد. هنگامی که برحالت نمایشی Design تسلط پیدا کردید, می توانید هر جدولی را ایجاد و اصلاح کرده و یا مطابق میلتان دستکاری کنید, و این شامل جداولی که با جادوگر ایجاد کرده این نیز می شود.بعد از انتخاب حالت Design View از پنجره New Table جدول جدیدی را خواهید دید که اصول کار ما از اینجا شکل می گیرد.
لازم به یادآوری است که همانطور که قبلا گفتم برای رفتن از حالت نمایشی Design View به حالت نمایشی Datasheet View می توانید از منو View یا میله ابزار استفاده کنید. در میله ابزار اولین انتخاب که به شکل جدول کوچکی است برای اینکار طراحی شده است.در شکل 81 در زیر شما می توانید میله ابزار را در بعد از باز شدن پنجره Design تغییر کرده است ببینید و با آن آشنا شوید و سعی کنید آنرا به خاطر بسپارید.ذکر این نکته قابل توجه است که اکسس همواره میله ابزار را تغییر می دهد را فرامین کارایی بهتری را ایجاد کنند.

نخستین جدول خود را طراحی کنید:
در میله عنوان پنجره Design View, نام جدول همراه با کلمه Table که معرف پنجره است, نشان داده می شود.اکسس به طور خودکار نخستین جدول را Table1 می نامد(یعنی شما در میله عنوان این عبارت را می بینید Table1:Table)اما هرگاه که بخواهید جدول را در فایل پایگاه داده ذخیره کنید,امکان تغییر نام وجود دارد. هر سطر در پنجره Design View یک فیلد را مشخص می کندیعنی در این پنجره ما می توانیم نوع فیلدها و نام آنها را در سطرها تعریف کنیم و کار اصلی این پنجره به شمار می رود.همانگونه که ملاحظه می شود, پنجره Design View دارای میله گردان عمودی در سمت راست است لذا در صورت تمایل تا 256 فیلد می توانید اضافه کنید و با استفاده از میله گردان قادر به حرکت بین فیلدها هستند.
هنگامی که فیلدی می خواهیم اضافه کنیم باید در سه ستون پنجره Design View آن فیلد را به طور کامل تعریف می کنیم.در زیر وظیف هر یک از ستونها که در تعریف فیلدهای جدول کاربرد دارند تشریح شده است:
---------------
Field Name(نام فیلد):باید به هر فیلدنامی تخصیص دهید.طول نام آن تا 64 حرف می تواند باشد.نام فیلد باید عنوانی منحصر بفرد باشد.برای فیلدی که ارقام حقوق را نگه می دارد,بهترین نام حقوق یا مبلغ حقوق است.نام فیلد می تواند فضای خالی و سایر علایم خاص بجز نقطه,علامت تعجب,علامت تکیه صدا(')یا براکت را شامل شود.توجه داشته باشید که هنگام کار با جدول برای رجوع به فیلد از نام آن استفاده می شود.
Data Type(نوع داده):نوع داده ای را که در فیلد جای می گیرد را تعیین می کند. اکسس داده های مختلفی را دارا است.به عنوان مثال برای فیلد حقوق باید داده ای از نوع ارز یا انتخاب کرد.(در درس آتی در این مورد به صورت مفصل توضیح خواهم داد).
Description(شرح):شرح اختیاری است و برای توضیح فیلد به کار می رود.می توانید منشا و محتوای فیلد را در آن تشرح کنید.توجه داشته باشید که پر کردن یا نکردن این قسمت اصلا تاثیری در جدول نخواهد داشت.
---------------
توجه:ایجاد شرح برای هر فیلد عاذت خوبی است.در هنگام توسعه بعدی برنامه,این کار بسیار سودمند خواهد بود.برای فیلدها اسامی معنی دار انتخاب کنیدتا بعدا داده های داخل فیلد از طریق نامش قابل شناسایی باشند. مثلا:تاریخ تولد,نام فیلد خوبی برای تاریخ تولد کارمند است, حال آنکه نامی مانند فیلد3, محتوای فیلد را مشخص نمی کند.

مفهوم اولین و آخرین ستونهای جدول پنجره Design view یعنی ستونهای نام فیلد و شرح از نامشان مشخص است.
نام فیلد شرح کوچکی از فیلد است و برای رجوع به فیلد و محتوای آن مورد استفاده قرار می گیرد.مثلا: در یک گزارش دستمزد اگر قرار باشد مقادیر حقوق که در فیلد حقوق ذخیره شده است چاپ شود به این فیلد رجوع می شود.فیلد شرح بعنوان مرجعی برای مستندسازی محتوای فیلد به کار می رود.اکسس از این فیلد هیچ استفاده ای نمی کند, ولی شما باید از این بخش برای شرح هر فیلد پایگاه داده استفاده کنید. اگر با سایر همکاران برروی یک پروژه پایگاه داده کار می کنید,هریک از شما باید هر فیلدی را که به پایگاه داده اضافه می کنید را مستند کنید,تا دیگران از علت وجود فیلد کاملا آگاه باشند.
توجه:فیلدها را بیش از حد مستند نکنید.برای نمونه,یک ستون خالی شرح بهتری از شرحی است که تاثیری نداشته باشد.مثلا نوشتن شرح "فیلد سوم" زائد بوده و در واقع توضیحی نمی دهد.بعلاوه شرحی که مشابه نام فیلد باشدنیز غیرضروری است. هرفیلدی به شرح نیاز ندارد.مثلا فیلدی با نام نرخ مالیات, در جدول دستمزد, به فیلد شرح احتیاجی ندارد. اگر نامی که برای فیلد انتخاب می کنید بامعنی باشد اصلا به شرح نیاز ندارد.
ستون میانی در پنجره Design View نوع داده را تعیین می کند.برای این فیلد,به اطلاعات بیشتری نیاز دارید.داده های اکسس به اشکال مختلفی ظاهر می شوند.شکل داده های فیلد مشخص کننده کاری است که با فیلد و محتوای آن می توانید انجام دهید. ستون Data Type و کلیه موارد مربوط به آن در درس بعدی توضیح داده خواهد شد.

هرگاه فیلدی (یا فیلدهایی)را اضافه کردید که می خواهید کلید اصلی باشد,باید موقعی که نشانگر ماوس روی سطر موردنظر است دکمه Primary Key را از میله ابزار فشار دهید(دکمه ای که تصویر کلید روی آن است).یا می توانید با انتخاب سطر موردنظر از منو Edit گزینه Primary Key را انتخاب کنید. همچنین یک روش دیگر برای مشخص کردن کلید اصلی کلیک راست کردن برروی سطر مورد نظر و انتخاب Primary Key از منو ظاهر شده است. پس از انتخاب فیلد کلید اصلی اکسس در سمت چپ فیلد تصویر کلید را نشان می دهد. توجه کنید که هر جدولی که ایجاد می کنید باید حتما یک کلید اصلی داشته باشد در درسهای پیش در مورد کلید اصلی به طور مفصل صحبت کردیم. پس باید به یاد داشته باشیم که در هنگام ایجاد جدول یک فیلد را به عنوان کلید اصلی انتخاب کنیم.

توجه:برای اینکه بیش از یک فیلد را در کلید اصلی قرار دهید باید کلید Ctrl را پایین نگه دارید و همزمان سطرهایی را که می خواهید به عنوان کلید اصلی باشند انتخاب کنید سپس از میله ابزار Primary Key را کلیک کنید. اکسس در سمت چپ کلیه فیلدهایی که جز کلید اصلی هستند تصویر کلید را قرار می دهد.
توجه:اگر فیلد کلید اصلی را تعریف نکنید در هنگام بستن یا ذخیره کردن جدول طراحی شده اکسس از شما سوال می کند که آیا می خواهید چنین فیلدی داشته باشید اگر پاسخ Yes را بدهید اکسس فیلدی از نوع Auto Number(بعدا توضیح داده خواهد شد)به جدول اضافه کرده و آن را کلید اصلی قرار می دهد. اگر مطمئن هستید که هرگز به کلید اصلی نیاز ندارید (معمولا به یک فیلد کلید اصلی نیاز است) No را انتخای کنید.
درس تعریف جدول هم تمام شد حال شما می توانید جدول خود را ایجاد کنید ولی یک مشکل کوچک وجود دارد و آن هم نوع داده های موجود در ستون Data Type می باشد نوع داده ها خود بحث مفصلی است که آنرا به درس بعدی موکول می کنیم.
تعریف انواع داده ها

در درس پیش مبحث طراحی جدول را آغاز کردیم و پنجره Design View آشنا شدیدو توانستیم اقدام به ایجاد جداول جدید کنیم ولی یکی از مباحث مهم در طراحی جدول را ذکر نکردیم و قول آن را به جلسه بعد دادیم و آن مبحث که در این درس به طور مفصل توضیح داده خواهد شد نوع داده های فیلدها می باشد.
اگر به یاد داشته باشید در پنجره Design View ما برای تعریف کردن فیلدها از سه ستون Field Name و Data Type و Description استفاده می کردیم و همچنین گفته شد که Field Name برای شرح نام فیلد و Description برای توضیح فیلد برای استفاده های بعدی می باشد. اما نکته ای که اینجا قابل ذکر می باشد ستون Data Type می باشد که نوع داده های هر فیلد را مشخص می کند مثلا داده های از نوع متن, عدد, تاریخ و غیره که تمامی موارد در زیر به طور کامل شرح داده خواهند شد.

تعریف انواع داده ها:

هر داده ای نوع خاصی دارد. هرفیلد جدول, داده هایی از یک نوع خاص را می تواند در خود جای دهد.مثلا برای فیلدی با اسم "نام کارگر" باید داده هایی از نوع متن تعریف شود تا تمامی رکوردهای ثبت شده در این فیلد دارای یک نوع داده و آن هم از نوع متن باشند.لذا هرگاه جدولی طراحی می کنیم باید نوع داده هر فیلد را از فهرست پایین جهنده ستون Data Type انتخاب کنیم.(برای نمایش فهرست ستون Data Type کافی است بر روی فلش موجود در این ستون کلیک کنیم تا فهرستی از نوع تمامی داده هایی که می شود در اکسس ثبت کرد برای ما نشان داده شود)
توجه: هنگامی که موردی را از فهرست بازشونده Data Type انتخاب می کنیم اکسس فهرستی از اطلاعات را در بخش زیرین پنجره نمایش می دهد که به آنها Field Properties (یا خصوصیات فیلد) گفته می شود. مثلا وقتی ما فیلدی از نوع Text (متن) را از ستون بازشونده انتخاب می کنیم. در زیر همین پنجره خصوصیات فیلد مربوط به متن برای ما نشان داده می شود. این خصوصیات عنوان درس بعدی ما می باشد که به طور مفصل شرح داده های خواهد شد که در این قسمت ما تنظیمات جالب توجه ای داریم.
حال در زیر به تشریح تمامی انواع داده ها می پردازیم:

داده از نوع Text(متن):

از داده نوع Text در فیلدهایی که حروف, واژه ها, اسامی و عبارات را نگه می دارد استفاده می شود. لازم نیست که محتوای فیلد متن فقط متون الفبایی باشد بلکه می تواند اعداد و علایم خاص نیز باشد. ولی توجه کنید که برای اعدادی که در محاسبات از آنها استفاده می کنید, از فیلد نوع متن استفاده نکنید. فیلد متن برای داده های مناسب است که می خواهید آنها را نگهدارید و نه آنهایی که قصد انجام محاسبه بر روی آنها را داشته و یا به عنوان تاریخ و زمان بکار ببرید.مثلا داده های با عنوان "نام" باید در این نوع فیلد ذخیره شوند.
توجه: از فیلد متنی برای داده های با طول حداکثر 255 کاراکتر استفاده کنید. اگر طول داده بیش از این مقدار است, از داده نوع Memo استفاده کنید. همچنین دقت کنید که برای کنترل طول فیلد متنی, از خصوصیات فیلد استفاده کنید(در درس بعدی شرح داده خواهد شد) مثلا می توانید از اکسس بخواهید تا در هز رکورد فیلد متنی, تا 255 حرف را نگهدارد.
آدرس و شماره تامین اجتماعی مثالهای کاملی از داده های متنی هستند که از اعداد و علایم خاص (مانند تیره و ویرگول) تشکیل می شوند.

داده از نوع Memo (یادداشت):

از داده نوع Memo برای فیلدهایی استفاده می شود که تا 64000 کاراکتر (شامل حروف, اعداد و کارکترهای خاص) طول دارند.تعیین طول فیلدهای Memo ضروری نیست چون اکسس فقط به همان مقدار که لازم است برای آنها جا تعیین می کند. در واقع جدولهایی که فیلد Memo دارند, رکوردهایی با طول متغیر دارند, چون طول فیلد Memo در هر رکورد, با رکوردهای دیگر فرق دارد. مثال برای این نوع فیلد, فیلدی به نام "توضیحات" می تواند باشد.
توجه کنید که اگر بخواهید متون شکل بندی شده ای مانند متون واژه پردازی شده در Word را در اکسس نگه داری کنید باید از داده های نوع OLE استفاده کنید نه داده های نوع Memo.

داده از نوع Number (عدد):

هر داده ای از جدول را که بخواهید در محاسبات بکار ببرید, از نوع Number تعریف کنید. داده از نوع Number برای تمامی ارقام, بجز مقادیر پولی و ارقام با دقت زیاد که در محاسبات علمی بکار میرود مناسب است.(توجه کنید که از داده نوع Currency (ارز) برای ارقام پولی و دقت بالا استفاده می شود). اکسس در ارقام با دقت بالا زیاد دقیق نیست مگر اینکه از داده نوع Currency استفاده کنید.مثال برای داده های نوع Number می تواند مثلا شماره کدپستی یا شماره کارگری باشد.

داده از نوع Data/Time (زمان/تاریخ):

داده های از نوع تاریخ و زمان را در فیلدهایی که نوع آنها Data/Time است نگهدارید. از این نوع داده در فیلدهایی مانند تاریخ استخدام و زمان ملاقاتها استفاده می شود. وقتی فیلدهای تاریخ و زمان را از نوع Data/Time تعیین می کنید, اکسس به شما امکان مرتب کردن آنها را بر اساس تاریخ و زمان می دهد. مثلا می توانید گزارشی از تمامی کرامندانی که تاریخ شروع به کار آنها اول مهرماه 1377 بوده است و یا فهرستی از تمامی حسابهایی که بیش از 60 روز به سررسید آنها مانده را چاپ کنید.

فیلد داده از نوع Currency (ارز):

از این نوع داده ها برای نگهداری مقادیر پولی یا ارزی استفاده می شود. داده از نوع Currency, کاربر را مطمئن می سازد که مقادیر پولی/ارزی که در محاسبات بکار می روند به درستی گرد شده اند.(ولی یک مشکل کوچک در اکسس 2000 در این نوع فیلد برای ثبت نتایج به ریال وجود دارد) اکسس تمامی مقادیر پولی/ارزی را با 15 رقم در سمت چپ و چهار رقم در سمت راست نقطه اعشار(ممیز کسری) نگه می دارد, لذا می توانید اعداد با دقت بالا را در فیلدهای پولی نگه دارید. از مثالهای بارز این نوع فیلد مقدار حقوق کارمند را می توان ذکر کرد.

فیلد داده از نوع Auto Number (عدد خودکار):

وقتی که فیلدی را را از نوع داده Auto number تعریف می کنید, با هر رکوردی که به جدول اضافه شود اکسس بطور خودکار عددی را در این فیلد نگه می دارد.سه نوع ارقامی که اکسس در فیلد عدد خودکار نگه می دارد, عبارتند از:
----------------
اعداد متوالی: هنگامی که رکورد جدی را به جدول اضافه می کنید, اکسس رقمی متوالی را تخصیص می دهد که از 1 شروع می شود. مقادیر متوالی Auto Number معمولا برای کلید اصلی جدول بکار برده می شوند.
اعداد تصادفی: اکسس در رکورد جدید به این فیلد, عددی منحصر به فرد و تصادفی را اختصاص می دهد. اعداد شناسائی انعکاسی: اکسس مقدار منحصر به فردی را به این فیلد تخصیص می دهد که پایگاه داده های تکرار شونده را با یکدیگر هماهنگ می کند.
----------------
فیلد داده از نوع Yes/No (بلی/خیر):

فیلدی که از نوع Yes/No تعریف می شود به ازای Yes عدد 1- و به ازای No عدد 0 را دارا می شود. با استفاده از بخش Filed Properties در پنجره مذکور می توانید بسته به دلیل استفاده از فیلد, یکی از سه حالت Yes/No, True/False (درست یا غلط) یا On/Off (روشن و خاموش) را به کار ببرید. از موارد استفاده از این نوع داده می توان به متاهل بودن اشاره کرد که می تواند یا بله یا خیر را دربرگیرد.

فیلد داده از نوع شی OLE:

OLE مخفف Object Linking and Embedding (اتصال و نشاندن شی) است. اگر برنامه دیگری تحت ویندوز از OLE پشتیبانی کند یعنی بتواند شی قابل انتقال به برنامه دیگری را ایجاد کند آنگاه فیلد شی OLE در اکسس نیز قادر خواهد بود تا آن داده را در خود نگه دارد. فیلدهای OLE برای نگهداری اشیایی از قبیل عکس, تصاویر ویدیوئی و صدا مناسب است. (همانطور که ملاحظه می کنید, پایگاه داده اکسس علاوه بر داده های عددی و متنی می تواند انواع متنوع دیگری از داده ها را نیز نگه دارد.)
وقتی که فیلدی از نوع OLE را در جدول قرار می دهید, می توانید علاوه بر مثلا اطلاعات مربوط به اقلام موجودی, تصویر آن را نیز به شکل یک شی OLE در درون فیلد OLE قرار دهد. به این ترتیب هنگامی که رکورد را نمایش می دهید, اکسس داده های رکورد را همراه با تصویر نمایش می دهد.
برای نگهداری فیلدهای از نوع OLE در پایگاه داده اکسس به نرم افزاهای کمکی از قبیل برنامه های گرافیکی و یا صفه گسترده نیاز دارید.